Skip to main content

Ondernemingen, maar ook verenigingen, stichtingen, een VOF en ook een ZZP-er en ga zo maar door bezitten talrijke dossierstukken die voor langere tijd beschikbaar moeten zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om de oprichtingsakte, de statuten, notulen van de aandeelhoudersvergaderingen, maar ook om verzekeringspolissen, leen- en huurovereenkomsten, opdrachtbevestigingen leasecontracten, belastingnummers, en natuurlijk de jaarrekeningen.

Elke organisatie en/of onderneming dient continue over deze dossiers te kunnen beschikken. Soms moet ook de adviseur, de fiscalist, de accountant, of de assurantieadviseur en de notaris over een dossierstuk beschikken. In de dagelijkse praktijk komt het veelvuldig voor, dat dossiers op verschillende plaatsen zijn opgeslagen. De beschikbaarheid van belangrijke documenten is niet goed geregeld en ook de actualiteit van dossiers roept vaak de nodige vraagtekens op.

Ons digitaal dossier is een uitstekend beveiligde internetportaal waarin dossiers in een uitgekiend stramien digitaal kunnen worden opgeslagen. Ook de historie van dossiers is zichtbaar, waardoor gebruikers over de juiste documenten kunnen beschikken. Het internetportaal biedt gebruikers een uitstekende tool als het gaat om gemeenschappelijk gebruik van gegevens en dossiers: een zaak van samen delen.

Het gaat dan niet alleen om samen delen met externe adviseurs, maar ook op het gebied van personeel en organisatie is dit een oplossing. Het portaal biedt tevens op een eenvoudige en veilige wijze communicatiemogelijkheden tussen medewerkers, klanten en adviseurs.

Het administratie- en/of accountantskantoor heeft bescheiden nodig voor een verantwoorde uitvoering van hun taken. De accountant moet feitelijk beschikken over “permanent dossier”. Het dossier kent zelfs een voorgeschreven indeling. Daarnaast vergt de dienstverlening van deze beroepsgroep steeds meer communicatie tussen klant en kantoor. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwerken en uitvoeren van belastingaangiften. In dat proces is het ‘papier’ grotendeels verdwenen. Bij ons zijn de digitale processen 24 uur per dag en 7 dagen per week te volgen.

Gebruikmaking van ons digitaal dossier heeft, puntsgewijs, de volgende voordelen:

  • één digitaal dossier dat door zowel door u als door ons kan worden gebruikt;
  • bij een wijziging worden alle dossierbetrokkenen automatisch per e-mail geïnformeerd;
  • altijd (24*7) en overal direct beschikbaar voor alle bevoegden via een beveiligde verbinding;
  • er kunnen geen stukken meer verloren gaan;
  • meer zekerheid inzake de volledigheid van het dossier;
  • geen fysiek dossier dat steeds verplaatst wordt en slechts door één persoon wordt gebruikt;
  • geen fysieke jarenlange archivering noodzakelijk;
  • geen risco van verlies van de stukken en waarborg continuïteit;
  • eenvoudige bediening en invoering van documenten;
  • eenvoudige communicatie;
  • eenvoudige overdracht van stukken;
  • geen porti- en bezorgingskosten en geen vertragingen door verzendtijden;
  • goede verantwoording mogelijk aan toezichthouders;
  • volledig register onder “historie”;
  • WTA-proof. Ook al worden oude documenten vervangen, dan nog blijven de originele stukken oproepbaar;
  • altijd actueel.